Qu’est-ce qui vous a amené à rejoindre l’équipe administrative du CRCM ?

Julie : « Depuis mon plus jeune âge, j’ai toujours rêvé de travailler dans une administration… Non, je plaisante !  😉 Pour être honnête, ce devait être un job d’appoint en attendant de reprendre mes études. Je venais d’avoir mon BTS Assistante de Direction, je voulais poursuivre sans réellement savoir vers quoi m’orienter. J’ai commencé à enchainer des petits boulots en attendant d’y voir plus clair lorsqu’une ancienne prof, m’a mis en relation avec l’U119 (ancêtre du CRCM) qui cherchait à remplacer une ancienne copine de promo quittant le poste. Au début, c’était seulement pour 2 mois de vacations, puis de nouveau 2 mois, suivi d’un CDD de 6 mois, … jusqu’au CDI IPC. J’ai l’impression que c’était hier, mais voilà maintenant 23 ans que je suis ici, bon j’ai tout de même changé trois fois de place dans le bureau 🙂 »

Gladys : « Je faisais partie de l’équipe qui a rejoint le CRCM suite à la dissolution du CRO2, le Centre de Recherches en Oncologie biologique et Onco-pharmacologie. »

Quelles sont vos principales responsabilités au quotidien ?

Julie : « Si vous voulez passer une commande, partir en mission ou connaitre un code NACRE, je ne suis clairement pas votre interlocutrice. Moi, c’est principalement les Ressources Humaines en collaboration et en amont des services RH de nos différentes tutelles. Il y a aussi le volet « Vie Etudiante » avec l’accueil des stagiaires, les Comités de Suivi Individuel pour les Doctorants, … et lorsque l’on « fait partie des murs », on est souvent sollicité pour tout et n’importe quoi, du genre : « Mon Mars est coincé dans le distributeur et là, j’ai vraiment besoin de chocolat ». »

Gladys : « Je suis chargée de gestion administrative, financière et RH. J’accompagne l’équipe de gestion sur tous les aspects réglementaires, financiers et techniques des contrats de recherche. Je conseille et accompagne les chercheurs dans le montage administratif, financier et RH, de leur dossier d’appel à projet de recherche, de différents types de financeurs : ANR, Associations, Europe, Industriel, etc. Je contrôle la bonne application de la réglementation et propose, si nécessaire, des mesures correctives en accord avec le directeur administratif et financier. Enfin, je seconde le directeur administratif dans la réalisation, la mise en œuvre et le suivi des opérations financières et comptables du centre. »

Avec quels interlocuteurs travaillez-vous le plus souvent ?

Julie : « J’ai la chance d’interagir avec des populations très différentes. Pour commencer, les membres du CRCM, Chercheurs, ITAs, Etudiants. En externe, avec les Délégations Régionales CNRS et Inserm, l’amU et l’IPC, ou encore avec les stagiaires et les scolarités et plus à la marge avec les fournisseurs, représentants et livreurs. »

Gladys : « En premier, avec les chercheurs et ITA du centre, ensuite avec les différents services de nos trois tutelles, enfin, les financeurs, les prestataires, … »

À quoi ressemble une journée type pour vous (s’il en existe une !) ?

Julie : « Il n’y a pas vraiment de journée type. Vu de loin, ça peut paraitre prévisible et routinier mais en réalité, je ne sais jamais vraiment ce qui m’attend et j’ai souvent des « surprises » de dernière minute qui remettent en question mon planning. Il y a un fossé entre ce que je prévois et ce que je vais réellement pouvoir faire. Je crois que c’est inhérent aux services communs et plateformes de savoir être flexible, adaptable, de pouvoir bouleverser son organisation et de prioriser en fonction de la nature des demandes, de leur degré d’importance et d’urgence et des échéances à respecter. A une époque, je faisais des « TO DO LIST » pour le lendemain, j’arrivais pleine d’énergie, je travaillais toute la journée et le soir, le bilan n’était vraiment pas satisfaisant car non seulement je n’arrivais pas à bout de mes objectifs quotidiens mais en plus la liste s’allongeait continuellement, c’était désespérant et culpabilisant, j’ai mis du temps mais j’ai abandonné les « TO DO LIST ». »

Gladys : « J’aurais aimé qu’il y en ait une ! Peu importe ce qu’on a pu planifier pour sa journée de travail, il y a toujours des imprévus. Il arrive souvent qu’à la fin de la journée, la liste des tâches soit encre pleine. »

Y a-t-il une idée reçue sur votre métier que vous aimeriez déconstruire ?

Julie : « Seulement une ? A ceux qui pensent que nous sommes «tranquillement calés au chaud, dans nos petits bureaux, sans pression», je propose une immersion de 2-3 jours en mode « Rendez-vous en terre inconnue » 😂 »

Gladys : « Oh oui ! l’idée comme quoi les fonctionnaires sont des tire-au-flanc 😄 »

Travaillez-vous ensemble ? À quelles occasions ?

Julie : « Très peu finalement. Nous faisons toutes les deux partie de l’équipe Administrative, mais nous n’occupons pas les mêmes fonctions. Je dirais que nous faisons plutôt un relais. Par exemple, avant que je puisse initier un recrutement, il faut que le support financier soit disponible et cette partie est gérée en amont par Gladys. A l’inverse, pour l’accueil des stagiaires, je m’occupe du dossier administratif, du conventionnement et transmets ensuite à Gladys (et aux autres gestionnaires) pour la prise en charge des gratifications. »

Gladys : « Oui, sur la partie financière des recrutements, les stages des Master 2 pour exemple. »

Quels sont les défis majeurs auxquels vous faites face ?

Julie : « Imaginez Shiva ! Entre le volume et la complexité des dossiers à traiter, les urgences (très urgentes) et les demandes de dernière minute, les journées ne manquent pas de rythme. L’ouvre-porte, le téléphone, les mails, les visiteurs, les sollicitations en continu… travailler deux minutes sur le même dossier sans interruption relève de l’exploit ! Quant aux 35 heures hebdomadaires, disons qu’elles servent surtout de base théorique. Mon plus grand défi est donc de réussir à avancer efficacement dans ce tourbillon, répondre aux attentes de chacun… tout en restant sereine, disponible et souriante (je fais de mon mieux) … comme si tout était sous contrôle 🙂 »

Gladys : « Je dirai la complexité des procédures administratives. Les institutions publiques parlent de « simplification administrative » lors de la mise en place de nouvelles procédures ou règlementations mais personnellement, j’ai l’impression que le résultat obtenu est souvent tout le contraire. On doit naviguer au quotidien sur des vagues constituées de couches infinies de process qui n’en finissent pas. Ce n’est pas toujours simple au quotidien… »

Comment votre métier a-t-il évolué ces dernières années ?

Julie : « Il a toujours gardé sa colonne vertébrale : organiser, coordonner, répondre, anticiper… mais autour de cette base, tout évolue sans cesse. Les règles changent, les procédures se complexifient, et les outils de nos différentes tutelles se multiplient. On entend parler de “simplification administrative”, mais sur le terrain, c’est souvent plus complexe et chronophage qu’avant sans forcément gagner en efficacité. Au final, mon rôle a surtout évolué dans ma capacité à m’adapter à ces changements, tout en rêvant secrètement d’un bouton “simplifier tout ça” ! » »

Gladys : « Oui à mon sens et cela est dû à l’application des dites procédures, la multiplication des interlocuteurs et des services pour un acte qui n’en a pas forcément besoin. Nous avons de plus en plus de responsabilités, mais nos mains sont de plus en plus liées, si je puis dire. »

Qu’est-ce qui vous motive dans votre travail au quotidien ?

Julie : « C’est avant tout ma conscience professionnelle. Même lorsqu’une tâche ne me paraît pas attrayante, je m’y investis pleinement pour donner satisfaction et éprouver le sentiment du devoir accompli. Puis, collaborer et soutenir des personnes engagées dans la recherche en cancérologie, c’est stimulant. Ok, je ne sauve pas de vie mais indirectement, je mets ma petite pierre à l’édifice. Le côté relationnel est également très motivant, échanger avec des passionnés, des jeunes, des personnes venues des quatre coins du globe, c’est une véritable ouverture sur le monde. Et cerise sur le gâteau, les collègues de travail avec qui l’on noue des relations amicales. »

Gladys : « Pas évidente cette question, disons que la notion du service public, l’impression de participer à quelque chose de plus grand en contribuant, à mon niveau, à l’avancée de la recherche, sont des moteurs. Sans cela, qui peut apprécier ce métier (je parle de la gestion bien sûr 😉) ? »

Plutôt café ou thé pendant les journées chargées ?

Julie : « Café ! Pour le goût, l’odeur et les effets indispensables de la caféine. Parfois des infidélités avec de la chicorée… »

Gladys : « Beaucoup de cafés ! mais pas après 15h😊 »

Recevez-vous parfois des demandes… disons inattendues ?

Julie : « Oui, mais je suis tenue au secret professionnel 🤐 »

Gladys : « Oh oui, cela arrive ! je dirais que c’est surement dû à la non compréhension de notre métier par certains agents qui attendent de nous qu’on résolve tous leurs problèmes. »

Quelle est votre plus grande satisfaction… et votre plus beau casse-tête ?

Julie : « Réussir à revenir chaque matin 😉 »

Gladys : « Quand je trouve des solutions à des problèmes pour l’équipe, ou quand je dénoue une situation qui n’avançait pas. Des casse-têtes on en a pas mal, mais je ne les qualifierais pas de « beau », et souvent ce sont des blocages liés à la règlementation. »

Et en dehors du CRCM, vos activités et centres d’intérêt ?

Julie : « Rien de bien original. J’aime passer du temps avec ceux qui comptent, famille et amis pour partager une discussion, un concert, un ciné, une ballade, un repas, un apéro,… bref un moment convivial. Sinon, pas vraiment de passion, sauf pour les voyages mais curieuse et intéressée par plein de choses. »

Gladys : « J’aime bricoler, jardiner, construire des choses, cuisiner pour mes proches, bref, rien de très d’extraordinaire. »